综合档案系统

综合档案系统是指将不同种类的文件材料进行收集、整理和管理，并按照一定的规律组织起来，形成有机整体，为查找利用提供便利的一种科学管理手段。综合档案系统的建立是实现信息资源开发利用的基础性工作之一。 一、目的与意义 1.便于查阅：综合档案系统可以对各种载体的信息资料进行集中统一地管理和存放，方便工作人员查询使用。 2.便于保管：通过综合档案系统，可以使各类载体形式的档案有序归类，有利于提高档案室的空间利用率，避免出现混乱的情况。 3.便于统计：综合档案系统能够对档案的数量、类型等信息进行全面统计，以便于了解各个部门或个人所形成的档案数量以及类别分布情况。 4.便于保密：在综合档案系统中，一般会对机密档案进行分类存储，以防止泄密事件的发生。 二、内容 1.文书档案：包括行政公文、群众来信来访接待记录、会议纪要、计划方案、调查研究资料、总结报告、请示汇报材料等各种具有存档价值的文字材料。 2.声像档案：包括照片、幻灯片、录像带、录音带、实物模型、电子版图片等其他载体的各种声像材料。 3.实物档案：如科研项目的原始数据、产品设计图纸、技术标准协议书、生产试验记录、设备仪器说明书及操作规程等。 三、功能 1.检索功能：综合档案系统应具备快速准确地查出所需信息的功能，即能根据用户提出的主题词或非主题词，在已有的大量档案库藏中迅速找到所需要的文件材料。 2.评价功能：综合档案系统应能根据用户提出的问题，对其提供的文件材料做出正确的价值判断，即能从大量的文件材料中找出有用的部分，剔除无用的部分。 3.控制功能：综合档案系统应能有效地控制文件材料的流向，即能保证重要的文件材料得到妥善保存，不被丢失或损坏；同时也能把一些无关紧要的文件材料及时清理出去。 4.利用功能：综合档案系统应能最大限度地发挥其社会经济效益，即能通过对档案信息的充分利用，促进本单位各项工作的开展，提高工作效率，增强经济实力，更好地为社会主义现代化建设服务。